9 bewärte Ansätze zur Prioritätensetzung (in IT-Projekten)
In der IT-Projektmanagement ist das effektive Setzen von Prioritäten entscheidend für den Erfolg. Um einen klaren Überblick zu behalten und produktiv zu bleiben, können verschiedene Methoden genutzt werden. Hier ist eine kompakte Liste von Strategien, die dabei helfen, aus der Fülle an Aufgaben die richtigen Prioritäten zu setzen.
Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches, aber effektives Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien ein:
— Dringend und wichtig (sofort erledigen) — Diese Aufgaben haben höchste Priorität. Sie sind zeitkritisch und wichtig für deine Ziele oder Projekte.
— Wichtig, aber nicht dringend (terminieren) — Diese sind wichtig für langfristige Ziele, erfordern aber keine sofortige Aktion. Sie sollten geplant, aber nicht vernachlässigt werden.
— Dringend, aber nicht wichtig (delegieren) — Solche Aufgaben sind zeitkritisch, tragen aber wenig zu deinen Zielen bei. Sie sind Kandidaten für Delegation.
— Weder dringend noch wichtig (eliminieren) — Aufgaben in dieser Kategorie können oft ohne negative Konsequenzen ignoriert oder eliminiert werden, da sie weder zeitkritisch sind noch einen Beitrag zu deinen Zielen leisten.
Diese Methode hilft, Zeit und Ressourcen effizient zu nutzen, indem sie aufzeigt, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche zurückgestellt, delegiert oder eliminiert werden können.
3–3–3 Methode
Drei Stunden fokussierte Arbeit an Kernprojekten, das Abarbeiten von drei wichtigen Tickets und das Durchführen von drei routinemäßigen Optimierungen pro Tag können als Grundlage für einen ausbalancierten Workflow dienen.
Zeitfenster-Technik
Die Zeitfenster-Technik ist eine Methode zur strukturierten Zeitplanung, bei der der Tag in feste Blöcke für spezifische Aufgaben oder Aktivitäten aufgeteilt wird. Jeder Block wird einer bestimmten Aufgabe — wie Programmieren, Meetings oder Brainstorming — gewidmet, um eine konzentrierte und ungestörte Arbeit zu ermöglichen. Die Zeitfenster-Technik unterstützt dabei, sich auf eine Aufgabe konsequent zu konzentrieren, bis sie vollendet ist. Sie trägt somit zur Steigerung der Effizienz im täglichen Arbeitsablauf bei.
ABCDE-Methode
Die Priorisierung von Aufgaben basierend auf ihrer Bedeutung und den Konsequenzen ihrer Erledigung oder Nichterledigung hilft, die Arbeit effizient zu organisieren.
Diese Methode priorisiert Aufgaben und Probleme.
- ‘A’-Aufgaben sind kritisch — wie ein Systemausfall, der sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
- ‘B’-Elemente sind wichtig, aber nicht so dringend — ähnlich wie das nächste Feature-Release.
- ‘C’ steht für Aufgaben, die nett zu erledigen sind, aber keine signifikanten Konsequenzen haben — vergleichbar mit der Verbesserung von Dokumentationen.
- ‘D’ bedeutet delegieren, und ‘E’ steht für eliminieren oder vermeiden — ähnlich wie bei der Entscheidung, veralteten Code zu refaktorisieren oder komplett zu ersetzen.
MoSCoW-Methode
Die Kategorisierung von Aufgaben in
— M : “Must Have” (Muss)
— S : “Should Have” (Sollte)
— K: “Could Have” (Könnte)
— W: “Won’t Have” (Wird nicht)
bietet eine klare Priorisierung für die Projektentwicklung.
Kanban-Board
Kanban ist ein agiles Projektmanagement-Tool, das dazu dient, Arbeit visualisierbar zu machen. Bei dieser Methode werden Aufgaben in verschiedene Phasen des Entwicklungsprozesses eingeteilt, typischerweise in Spalten wie “Zu tun”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Dies ermöglicht es dem Team, den Workflow zu überblicken und den Status einzelner Aufgaben auf einen Blick zu erfassen. Es ist besonders nützlich, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Arbeitsfluss ausbalanciert und ohne Engpässe bleibt.
Warren Buffett’s 25/5 Regel
Die 25/5 Regel von Warren Buffett empfiehlt, aus einer Liste von 25 Zielen die fünf wichtigsten auszuwählen und sich ausschließlich auf diese zu konzentrieren. Diese Methode ermöglicht eine klare Fokussierung der Ressourcen und Anstrengungen auf die Ziele mit dem höchsten Wert. Indem man die weniger kritischen Ziele ignoriert, kann die Effektivität und Effizienz in der Zielerreichung signifikant gesteigert werden.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, besagt, dass oft 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden können. In der IT-Projektverwaltung bedeutet dies, dass ein kleinerer Teil der Aufgaben einen Großteil des Wertes liefert. Dieses Prinzip leitet dazu an, sich auf jene Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf das Projektergebnis haben, während weniger wichtige Aufgaben weniger Priorität erhalten.
Flaschenhals-Prinzip
Das Flaschenhals-Prinzip konzentriert sich darauf, den schwächsten Punkt in einem Prozess zu identifizieren und zu verbessern. In der IT-Projektmanagement bedeutet dies, den Teil des Projekts zu finden, der die Gesamteffizienz am meisten einschränkt — sei es ein langsamer Entwicklungsprozess, unzureichende Ressourcen oder eine Kommunikationslücke. Nach Identifizierung dieses Engpasses werden Maßnahmen ergriffen, um ihn zu beheben und somit den gesamten Workflow zu optimieren. Dadurch kann der Durchsatz erhöht und die Projektleistung insgesamt verbessert werden.
